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Rimborso spese: cos’è e come funziona

Ormai, il mondo sta cambiando e si sta evolvendo sempre più: la concorrenza è aumentata, più spietata e non sempre si trova dietro l’angolo. È molto frequente, quindi, che si debbano affrontare delle trasferte per poter svolgere un incarico di lavoro per conto dell’azienda. Il dipendente, l’amministratore o il collaboratore dell’azienda si trova così a dover svolgere uno specifico incarico diverso dalle mansioni quotidiane e in luoghi diversi a quello in cui si reca tutti i giorni: queste richieste possono comportare delle spese anticipate da parte del lavoratore e queste spese vanno rimborsate da parte dell’azienda. Ora scopriamo tutto sul rimborso spese, come ottenerlo, chi può ottenerlo e le diverse tipologie.

Partiamo dal concetto che trasferta e trasferimento sono due cose distinte, in quanto la prima ha carattere temporaneo e la sua durata va valutata caso per caso e a seconda del tipo di lavoro, mentre per trasferimento si intende un cambiamento a lungo termine o definitivo.

Inoltre, trasferta e/o trasferimento possono avvenire sia all’interno del territorio comunale (i rimborsi o le indennità erogate ai dipendenti contribuiscono alla formazione del reddito, ad eccezione del rimborso delle spese di trasporto mostrando ad esempio i biglietti del mezzo scelto), sia fuori del territorio comunale (il rimborso non rientra nel reddito imponibile, salvo alcune eccezioni).

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Tipologie

Il trattamento fiscale dei lavoratori dipendenti è disciplinato dall’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986 ed è articolato in:

1. Rimborso spese forfettario

Tale importo è da intendersi giornaliero e si applica anche se la trasferta dura meno di 24 ore, è esentasse, non concorre quindi alla formazione del reddito del dipendente. Si prendono in considerazione le spese di vitto e alloggio, senza che vi sia la necessità di documentale, mentre le spese di trasferta relative ai trasporti vanno considerate separatamente, al di là dei seguenti importi:

  • € 46,48 al giorno per trasferte/trasferimenti fuori dal territorio comunale, ma in Italia;
  • € 77,46 al giorno per trasferte/trasferimenti all’estero.

Qualora si superi questo importo per le spese di vitto e alloggio, l’eccedente sarà soggetto a tassazione fiscale e previdenziale.

2. Rimborso analitico o a piè di lista

Il lavoratore per la trasferta/trasferimento sceglierà la soluzione più economica e successivamente riporterà analiticamente in una nota spese l’importo sborsato, allegando tutta la documentazione giustificativa in merito agli esborsi. Questo rimborso spese non concorre alla determinazione del reddito del dipendente, non vi sono limiti fissati per l’importo da rimborsare, ad eccezione di spese varie che non rientrano nel vitto, nell’alloggio, nel viaggio e nel trasporto, come il parcheggio (in questo caso viene stabilito un importo massimo di 15,49 euro per trasferte in Italia e 25,82 euro per trasferte all’estero). Adottando questo tipo di rimborso spese, le spese di vitto e alloggio sono documentabili tramite fattura (che permette anche di detrarre l’IVA), ricevuta o scontrino fiscale, mentre per le spese di viaggio e di trasporto basterà esibire i biglietti o le ricevute rilasciate dal vettore utilizzato.

3. Rimborso spese misto

Si presenta come una via di mezzo tra le due precedenti. Oltre al rimborso analitico relativo alle spese di viaggio e alloggio è previsto anche un’indennità di trasferta, quindi un importo forfettario in aggiunta alle spese sostenute durante la trasferta e indipendentemente da queste. Il limite esentasse giornaliero fissato per l’indennità di trasferta, nel caso in cui si ricorra al rimborso spese analitico per le spese di vitto e alloggio, è di € 30,99 per le trasferte in Italia e € 51,65 per quelle all’estero.

Vi è un’indennità particolare, denominata rimborso spese chilometrico, ed è la possibilità del dipendente di richiedere un rimborso chilometrico non soggetto a tassazione qualora questi utilizzi il proprio autoveicolo per raggiungere e svolgere una mansione in luoghi di lavoro diversi da quello in cui si reca tutti i giorni. Generalmente per l’individuazione degli importi di rimborso si fa riferimento alle tabelle ACI o viene calcolata in base alle regole del CCNL (Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro).

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Rimborso spese professionisti e lavoratori autonomi

Altro discorso, invece, per i professionisti o lavoratori autonomi:  i lavoratori con partita IVA percepiscono il rimborso spese come parte del compenso ottenuto per la prestazione principale che sono chiamati a fare.

Vediamo insieme come funziona il rimborso spese per i professionisti, a seconda della spesa sostenuta:

  • Spese sostenute direttamente dal professionista e rimborsate successivamente dal committente: le spese di vitto e alloggio inerenti la prestazione professionale sono fatturate dal terzo al professionista e vengono viste come un compenso per il professionista, concorrendo così alla formazione del reddito di lavoro autonomo e soggette perciò a ritenuta. Il professionista potrà poi dedurre il 75% dei costi.
  • Spese direttamente sostenute dal committente: la fattura per le spese di vitto e alloggio sarà indirizzata a questi dal servizio di ristorazione e/o alberghiero che ha fornito la prestazione, senza che il professionista sia a conoscenza dei costi. Il professionista non deve perciò fare nulla, in quanto non avrà sostenuto alcun costo, mentre per il committente si applicheranno dei costi deducibili in base alla propria categoria di reddito.

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