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Trasferte lavoro dipendente: richiesta rimborso spese

Se hai un contratto di lavoro subordinato e sei alle “dipendenze del tuo datore di lavoro” ti sarà familiare il concetto di <<rimborso spese>>.  Continua di seguito per scoprire come richiedere il tuo rimborso e conoscere le spese aziendali per cui richiederlo.

Rimborso spese trasferte lavoro dipendente: cosa sono questi rimborsi

Si tratta di spese che dovranno essere anticipate dal lavoratore durante lo svolgimento della sua attività e che saranno riconosciute dall’azienda allo stesso tramite il famigerato “rimborso spese”.

Ma facciamo prima un po’ di ordine; innanzitutto ti occorre sapere che esistono diversi tipi di rimborsi spese. 

Tipologie di rimborso spese del dipendente

Esistono principalmente due macro categorie di rimborso spese: quelle previste per trasferte nel territorio comunale e quelle previste fuori dal territorio comunale.

Vediamo nel dettaglio qual è la differenza: nel caso di trasferte all’interno del territorio comunale si fa riferimento a tutte quelle spese sostenute dal lavoratore per una giornata trascorsa fuori dalla propria sede di lavoro (fuori dall’ufficio per intenderci!).

Ipotizziamo la seguente: sei stato assegnato ad un cliente che ha una sede lontana dal tuo ufficio abituale e durante le tue giornate lavorative sei costretto a recarti presso l’ufficio del tuo cliente ubicato nella parte opposta della città. Magari il dilungarsi dei tempi di permanenza presso il cliente ti costringe a dover fare pausa pranzo nelle vicinanze dello studio in cui ti sei recato e cercare lì in zona un posto accogliente in cui pranzare.

Ovviamente avrai sostenuto dei costi per raggiungere l’ufficio in questione (costo carburante se hai usato l’auto, biglietto urbano se invece hai utilizzato i mezzi pubblici) e altrettanti costi per soddisfare la necessità di nutrirti!!

In un caso come quello precedentemente descritto potrai richiedere al tuo datore di lavoro un rimborso per le spese sostenute (anche per il pranzo qualora il tuo contratto preveda che il vitto sia a carico della società in cui sei impiegato).

Diverso è il caso delle spese di cui il dipendente si fa carico durante una trasferta di lavoro compiuta fuori dal territorio comunale; in questa ipotesi i tipi di rimborsi da richiedere possono essere tre:

  • Rimborso a piè di lista;
  • Rimborso forfettario;
  • Rimborso misto.

Rimborso spese trasferta del dipendente: cos’è il rimborso a piè di lista

Si tratta di una tipologia di rimborso per cui risulta indispensabile che le spese siano riassunte in uno specifico documento chiamato “nota spese”.

Prima di indagare sul significato e sulla modalità prevista per richiedere rimborso alla tua azienda, sarai sollevato nel sapere che fortunatamente in questo caso le tue spese non saranno imputabili fiscalmente ai fini IRPEF in busta paga.

Di conseguenza, tu dipendente, per richiedere e ricevere il rimborso che ti spetta, dovrai presentare tale documento firmato e contenente le principali informazioni come i tuoi dati anagrafici, giorno, il mese e la località in cui è stata sostenuta la spesa, e natura ed entità della spesa alla tua azienda, che provvederà ad effettuare il rimborso dopo aver verificato che:

  • Le spese siano state autorizzate;
  • Siano inerenti all’attività dell’azienda;
  • Siano documentate con scontrini, fatture, ricevute di carte di credito aziendali, ecc. riepilogati nella nota spese ai fini della deducibilità.

Inoltre ti ricordo che non è necessario che i giustificativi siano intestati al dipendente che fa richiesta di rimborso. Solitamente le spese rimborsabili sono di vitto e alloggio, viaggio e trasporto.

In particolare, per le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte fuori dal territorio comunale hai diritto ad una deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76, elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se sostenute invece durante trasferte all’interno del territorio comunale saranno ammesse in deduzione con un limite del 75%.

Per le spese di viaggio e trasporto occorre che tu sappia che le indennità chilometriche non contribuiscono alla formazione di reddito per te dipendente.

Rimborso spese trasferte lavoro dipendente: i rimborsi forfettari

I rimborsi forfettari rappresentano, come dice la parola stessa, un’indennità prestabilita e riconosciuta a prescindere dal quantitativo effettivamente speso dal dipendente.

Pertanto, qualora tu sia un dipendente, non sei tenuto a dimostrare tramite giustificati l’effettiva spesa sostenuta. Il valore varia molto da azienda ad azienda e dalla tipologia di contratto stipulato, ma ciò che più ti interessa è senz’altro il trattamento fiscale riservatoti.

In questo caso, è utile sapere che i rimborsi non concorreranno a formare il reddito imponibile, se non eccedono il limite di 46,48€ per le trasferte fatte all’interno del territorio nazionale e nel limite di 77,47€ per le trasferte estere.

Ciò significa che, entro i limiti sopracitati, il tuo rimborso non sarà assoggettato all’IRPEF.

La quota parte eccedente, invece, contribuirà al calcolo delle imposte sulla busta paga mensile.

Rimborso spese trasferte lavoro dipendente: il rimborso spese misto

Infine, il terzo tipo di rimborso spese è quello misto. Questa metodologia di rimborso prevede, in maniera analoga a quanto previsto con il rimborso forfettario, che le spese di viaggio e di trasporto siano rimborsate a parte.

A differenza del forfettario, con tale tipo di rimborso oltre all’indennità di trasferta, viene riconosciuto al dipendente anche un rimborso spese a piè di lista per il vitto e l’alloggio, o in alternativa, un alloggio o un vitto gratuito.

Rimborso spese trasferte lavoro dipendente: può essere pagato in contanti?

In che modo occorre corrispondere il rimborso spese al dipendente?

Sulla vicenda si è espresso anche l’Ispettorato nazionale del lavoro che ha chiarito maggiormente la questione, sostenendo che è possibile che l’azienda rimborsi i propri dipendenti oltre che tramite versamento tracciabile anche tramite pagamento in contanti. Difatti rispetto all’obbligo di tracciabilità scattato il 1° luglio 2018, l’ispettorato delucida sul fatto che tale obbligo riguarda soltanto la retribuzione, cioè lo stipendio.

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